尽管大流行病从根本上改变了我们的工作方式，但我们许多人仍然依赖同样的旧数字工具彼此联系。

随着我们进入大流行的下一个阶段，现在是时候认真研究一下，既然远程工作已成为常态，你们的组织如何加强沟通和协作。

2020年3月开始的“居家令”迫使公司使用所有工具，以使员工能够远程工作，这往往导致混乱，存在内在的安全风险。超过一半的人力资源主管表示，糟糕的技术是当时有效工作的最大障碍，根据Gartner的。

电子邮件和群聊应用一样，是一种合理的短期解决方案。但由于远程工作没有消失的迹象——全球职场分析预测到2021年年底，多达30%的员工将至少部分使用远程办公——单靠电子邮件和聊天并不能减少远程办公。组织需要更可持续的协作工具，以解决在分散的劳动力中生产力、参与度和创新方面的紧迫挑战。

电子邮件是有用的，但不太适合合作

很难想象没有电子邮件的工作。据估计，知识员工每周平均有28%的时间用于管理电子邮件，根据麦肯锡的调查．电子邮件在企业中扮演着根深蒂固的角色，理由很充分:

• 它是熟悉的，容易的，方便的。
• 它对通知很有效。
• 它很容易通过日期、发件人和关键字进行搜索。
• 它可以分类到文件夹中。

问题是电子邮件已经成为了一种拐杖。当它最适合手头的任务时，我们会自动使用它，而不是故意使用它。

电子邮件应该少用，即使是在远程工作中，因为以下缺点:

• 它创建了数据竖井。
• 它不支持复杂的协作(下面将详细介绍)。
• 这是一种缓慢的异步交流方式。
• 这会分散你的注意力，耗费时间，还会挤占你的主要任务。

最重要的是，电子邮件阻碍了有效的知识分享，而知识分享是强大合作的基础。

据我们(Igloo’s)最近的调查显示，超过一半的远程员工都避免分享文档，因为他们找不到，或者这样做需要太长时间

调查发现．

那么聊天比电子邮件更好吗?如果你在过去的几个月里一直呆在家里，试图跟上无休止的Teams或Slack对话，你已经知道答案了。

聊天只是改变了——或者恶化了——这个问题

聊天应用刚进入职场时就提高了人们的期望值。实际上，它们可以用于以下目的:

• 减少电子邮件的数量
• 加速简单、双向的问答环节，保持工作进展
• 快速提供员工反馈
• 使远程工作者能够进行社会互动
• 发起语音或视频通话

不过，即时通讯的便捷性可能是一个滑坡。数字工作调查上述对2000名大中型企业员工的调查发现，39%的受访者在与同事聊天时错误地分享敏感内容——从爱情短信到私人公司数据。

IM在协作方面的其他缺点(也反映了电子邮件的一些缺陷)如下:

• 在多个不同的渠道捕获有价值的内容和对话
• 因为过度使用而产生噪音和干扰
• 把时间浪费在私人谈话上
• 创造一种充满压力、永不停息的文化

我们在调查中发现，超过一半的员工承认，Slack和Teams等应用程序发送的与工作无关的信息太多，让他们不知所措。

在COVID-19远程工作的世界中，控制不受监管、去中心化的即时通讯的混乱比以往任何时候都更重要。

简单的合作和复杂的合作有一个重要的区别

在当前的环境下，没有什么事情是简单的，这包括工作场所的协作。这样来考虑合作:

• 简单的合作包括几个员工一起工作来创建一个输出，例如一个文档或演示文稿。
• 复杂的协作涉及多个涉众在一个具有多个可交付成果的多方面项目中一起工作。

你如何描述你最近的几次合作经历?毫无疑问，这是一种复杂的倾向，增加了很少或没有面对面交流的皱纹。

在与跨职能团队的复杂协作场景中，可见性至关重要。每个团队成员都应该能够根据需要在上下文中查看每个文件和对话。当你们只是通过电子邮件和聊天联系时，这是不可能的。

数据竖井是成功协作的敌人。的上述调查显示四分之一的员工使用至少两个未经批准的应用程序来完成工作，这只会加剧这个非常常见的问题。

当人们因为使用不同或不充分的工具而无法共享信息、资源和知识时，就会产生广泛的负面影响:

• 浪费时间和/或重复的努力
• 扼杀创新
• 繁殖的不信任
• 阻碍整个公司文化

远程工作正在兴起，因此组织必须寻找新的方法来使用旧的工具来支持复杂的协作。

战略混合模式:不仅要考虑使用哪种工具，还要考虑如何使用它们

尽管有局限性，电子邮件和即时通讯在远程协作工具中是不可或缺的——但前提是它们被集成到一个中心目标中，为员工提供快速、方便的访问相关信息和对话的途径。

办公室协作的混合模式将电子邮件、即时通讯和内部网结合在一起:

• IM或聊天能够进行快速、直接、一对一或小组对话，并促进员工之间的行动和想法的快速流动。
• 电子邮件促进更详细、更慢的通信，并作为一个可搜索的、可组织的存储库。
• 你的内部网是协作中心，与员工聊天应用程序和电子邮件紧密集成，以保持知识，并将对话置于任务/项目的背景下。

如果你的内部网没有完全处于领先地位，你并不孤单。你的远程员工不必依赖电子邮件和即时通讯工具。另一种方式。

在内部网内创建协作区域

构建一个全新的内部网可能是昂贵和复杂的，它可能需要it支持和买进。相反，考虑在当前内部网中创建可定制的部门或团队区域。它们简单、划算，不需要持续的IT参与，但它们符合高效协作的所有条件:

• 提供易于使用的工具的中心目的地
• 集成首选工具，如聊天应用
• 把对话和重要信息放在上下文中
• 提高知识管理
• 使内容易于找到
• 消除浪费时间
• 提高透明度
• 通过共享日历和任务列表提高工作效率

足足有78%的受访者表示我们的数字工作场所调查显示如果可以的话，他们将彻底改革部门的内部网空间，采用专门针对他们需要的协作和沟通挑战而设计的解决方案。这是一个强烈的迹象，表明在公司内部网内对专门建造的部门区域的需求。

预先构建的软件解决方案使您的组织能够利用下一代内部网技术，并创建一个强大的协作目标，这一切都不会带走员工常用的工具和应用程序，也不会带来全新内部网的费用和大型变更管理活动。