建议书请求(rfp)是B2B业务生活中的一个事实，特别是在采购部门扩张、预算紧张和B2B服务合同竞争激烈的时代。

虽然有些人可能会在收到新的RFP时感到急于逃离，但我已经开始欣赏RFP过程的价值——包括发布RFP和回复RFP——因为RFP在我的公司过去15年里一直是我生计的重要组成部分。

RFP流程对于寻找最适合您的业务目标的供应商是必要的。这个过程可能很乏味，但它有助于确保识别出能够为您提供最佳服务价值的供应商，并确保公平选择。

有些rfp可能有50个问题。你可能会问:“谁有时间写100个问题?”“谁有时间回答这些问题呢?”那些知道自己公司的利润处于危险之中的人，就是这样的人。

尽管这个过程有时看起来很痛苦，但现实是rfp旨在帮助双方建立成功的商业伙伴关系。

以下是一些最佳实践，以确保您的公司从RFP流程中获得最大收益。

如何撰写RFP

对于发布者来说，花时间编写RFP与供应商花时间处理响应一样重要。无论你是财富500强企业还是本地企业，真正的金钱都在这条线上。雇佣错误的供应商可能会损失有价值的客户。雇佣合适的供应商可以让你的利润飙升。

如果您正在发布RFP，以下是一些RFP最佳实践:

• 要为供应商提供上下文，请以业务目标的执行摘要作为文档的开头。
• 问深思熟虑的问题，得到深思熟虑的回答。避免重复和库存问题，以确保供应商的回答将更好地展示其能力如何为您的确切业务情况提供真正的解决方案。
• 永远不要简单地从其他采购工作中获取以前的RFP并查找/替换产品名称。最有效的rfp是定制的，以匹配特定的业务需求。
• 彻底校对您的文档，并让内部利益相关者审查或对其进行模拟回应，以确保它引出您正在寻找的结果。
• 如果您使用在线RFP工具，则允许受访者选择附加扩展的答案或支持材料。
• 如果rfp很频繁或很复杂，可以考虑雇佣一家专门从事这一过程的资源管理公司。

如何写RFP回复

当你在花宝贵的时间回复RFP时，你的竞争对手也在花宝贵的时间。以下是如何确保你的债券在发行名单的顶端，并赢得与发行机构面对面交流的时间，从而巩固交易的方法:

• 阅读文档一次，读两次，然后再读一遍。仔细阅读指导方针和文件是非常必要的，以确保你解决了如何将团队成员的经验与公司的价值观最好地结合起来。
• 如果流程允许，提供一份经过深思熟虑的、专业的执行摘要，说明你的企业如何提供最佳解决方案。
• 如果没有必要的话，不要在联系表格中限制自己的字数。询问发行商是否接受在线表格的附件，这样你就可以解释你如何才能最好地满足他们的需求。
• 与此同时，不要只是为了填满空间而写文字。尽可能让你的回答简洁明了。考虑潜在客户可能正在阅读的RFP响应的数量。你可能有20页的限制，但如果你能在16页内给出一个强有力的回应……做到!
• 永远不要只是寻找/替换单词，回收或重复使用现成的答案。如果你想脱颖而出，你必须更周到;如果你不能量身定制你的回复，就不要把时间花在那个特定的RFP上。
• 严格校对你的文档。你在这里被置于显微镜之下。
• 请按时按要求的格式提交答复。但是，如果你认为发信人没有足够的时间给你考虑周全的回复，你可以要求一个合理的期限延长。在大多数情况下，这样做是一种选择。

在您花时间提交RFP回复之前，进行研究并分析您的公司是否有能力接受新客户是至关重要的。如果没有对新客户的需求以及你自己的业务能力进行彻底的分析，你可能会毫无准备地签订协议。

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底线是rfp对发行商和供应商都很苛刻;但是，如果执行得当，双方都能从新的商业冒险中受益。

有关更多信息，我建议查看提案管理专业人员协会．