在当今日益没落的后文学文化中，十多页的线性叙事似乎已经过时了。但事实并非如此。市场营销/技术白皮书的作用正在上升，因为公司认识到在做出商业决策时，他们在与需要真实性和细节的受众沟通方面的有效性。

然而，白皮书的一个大问题是，它们的长度和复杂性使它们容易受到延迟和预算超支的影响，通常是在文档审查过程的最后阶段。

审查致死通常只是一个项目的最终结果，而这个项目本应在开发的早期阶段得到更好的管理。本文提出了一个全面的七步方法，以保持白皮书(以及其他复杂的创造性项目)以最快的速度进行，并产生最佳的最终产品质量。

步骤1:项目定义、概念和消息传递

首先，每份白皮书都需要一个项目经理。项目经理可以是市场营销经理或其他营销经理，代理客户经理甚至是白皮书的作者。这个人拥有论文开发的所有权，并在整个过程中对其进行指导。

项目经理应该首先提出论文的一般概念，并确定信息源、作者、审稿人和生产支持。接下来，项目经理、作者和“客户”(营销人员、经理等)需要就白皮书要告诉读者的内容达成一致。

这里的关键问题包括:论文的使命是什么?这篇论文传达的三到四个主要信息是什么?读者看完报纸后应该做什么?这一步应该产生一个正式的创意平台，以便在项目进一步进行之前记录有关各方的支持。

2 .调查

收集要纳入白皮书的事实和信息。由于可信度对完成论文的说服力至关重要，因此能够记录论文中引用的事实和证据非常重要。

3 .勾勒轮廓

创建一个详细的大纲对于开发一个逻辑和简洁的最终产品是必不可少的。在后来的草稿和审查中，修正糟糕的写作要比修正薄弱的结构容易得多。

大纲应该被视为作者期望的第一个重要的可交付成果，并受到项目经理和在概念和消息传递步骤中确定的“客户”的审查和批准。

4 .起草

草稿越少越好。作者应该努力使初稿尽可能干净，接近最终稿。一份完全干净的初稿可能并不总是可能的;但是，应该清楚地标明信息空白。

在早期的草稿中包括完整的脚注以验证信息来源也是一个好主意。这些可以在最终文档中删除，以保持可读性。此外，版本应该在每页的页脚编号(软件风格的“v1”)。X(版本控制工作得很好)，并由项目经理控制。当多个版本在组织中飞来飞去时，事情会变得非常混乱。尽管如此，良好的开端可以缩短审查过程并加快最终产品的上市时间。

第五步:回顾

为了避免无限循环的审查过程，提前定义谁需要看论文，他们什么时候需要看，以及你对他们作为审稿人的期望。这里的交付物是附在草稿上的路由单，以明确谁将在其通过审批过程时阅读它。

前一步审阅者将扮演不同于后一步资源的角色。一般来说，工作级别的产品经理、技术人员和营销经理会对消息一致性和技术正确性进行评论。律师和高管等后续审核人员也应该被告知，他们阅读这份文件是为了获得法律和高管的最终认可。当它到达他们手中时，消息传递、技术和事实问题应该已经在早期的审查步骤中得到解决。

此外，要在投递单和随附的电子邮件信息中明确规定适用的截止日期。项目经理应该自信地提醒评审人员截止日期，并要求他们采取行动。

第六步:制作

无论组织为白皮书使用何种模板，它都应该在整个文档生成过程中一致地应用。当一家公司制作的白皮书看起来非常不同时，这看起来很奇怪。

格式不需要很花哨。使用现代文字处理应用程序生成的文件看起来就像使用重型出版工具一样整洁。虽然打印纸质白皮书在贸易展览、简报中心和销售电话会议上分发仍然是标准做法，但90%的读者可能会收到PDF、HTML或其他电子版本的文件。

第七步:推广

在向潜在受众积极推广之前，白皮书的工作还没有完成。发布白皮书是一个让你的公司的信息和它在市场上的积极作用得到关注的机会。

新白皮书的存在可以通过网络营销，作为主页的特色内容，以及向客户、开发者和合作伙伴社区发出的新闻提醒;它们可以被推销给编辑、行业分析师和其他有影响力的人，或者通过销售团队传递给客户和潜在客户。

此外，一定要包含某种反馈机制，以便读者评论或获得额外信息。

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总而言之:在流程的早期阶段果断地管理白皮书是获得高质量、准时、按预算的最终产品的关键。关键的可交付成果包括创意平台、详细的大纲、草稿和评审路线单。

最后，不要担心自由撰稿人，他们可能会担心这种全面的项目管理方法可能会阻碍他们的创造力。专业人士会欢迎任何能让项目向前推进、让他们提前而不是推迟结账的东西。