事件团队生活在未来:总是想象如何将事件愿景变成现实。但未来是不可预测的，不断威胁着活动组织者提供完美体验的目标。
您的事件团队根本无法控制或阻止所有可能影响事件的变量。为了避免混乱，团队必须充分装备和充分授权来应对新的挑战和不确定性——当它们出现时。
几乎所有B2B营销人员(97%)说他们相信面对面的活动对实现业务成果有重大影响。作为对面对面活动的需求回报，B2B活动团队需要可操作的、经过验证的策略来执行他们的活动，无论障碍如何。
快速变化的情况，如旅行中断或活动场地附近的病毒爆发，或不断变化的情况，如成本上升、劳动力短缺和供应链问题要求敏捷团队能够在保持战略一致的情况下进行中游调整。
虽然86%的活动组织团队他们认为他们的风险管理流程“新兴”或“成熟”，只有16.6%的人认为他们的团队“准备就绪”以应对事件挑战。为了缩小这一差距，团队应该将事件应急计划纳入他们执行的每个事件中。
事件应急计划使事件经验领导者能够评估各种场景并预测潜在的结果。该方法通过在事件策略计划中添加另一层来提高事件的弹性。
将应急计划纳入团队流程的五个步骤
1.建立事件应急计划小组
创建一个事件应急计划团队之前你需要它。考虑哪些特定的职位名称(例如，活动体验负责人、活动技术人员、活动营销人员)和技能，而不是单个员工，更适合您的应急计划团队中的每个职责。
建立一个决策层级，这样你的团队就能在需要制定应急计划时理解团队的结构。当意外的挑战出现时，这种层次结构将提供清晰度，并有助于避免混乱和压力。
明确负责游戏时间决策的人员。在此阶段，选择团队首选的沟通渠道，以确保每个人都能快速或实时地更新和访问信息。
2.进行情景思考练习，充分利用多角度的优势
场景思考练习促使团队想象可能对他们的活动目标构成障碍的意外情况。通过利用他们的知识、创造力和经验，活动组织者可以最大限度地发挥场景思维的价值，为未来的不确定性做好准备。
您的团队应该优先考虑定期的情景思考练习，以推动他们的应急计划。在这样的练习中，通过生成尽可能多的场景，让你的团队为未知做好准备。目标是想出至少20个场景，每个场景都有不同的事件影响。
为了获得更多的见解，可以考虑邀请团队成员、供应商和合作伙伴组成的混合小组进行“应急黑客马拉松”。使用不同的视角使团队能够识别更多潜在的问题，按照优先级顺序记录它们，并为最关键的可能性开发缓解策略。跨团队协作有助于建立更紧密的工作关系、透明度和整个组织的信任，以及与参与活动的其他利益相关者之间的信任。
3.进行演示练习以确定需求
在制定了事件策略之后，执行运行-显示练习将帮助您的团队在审查事件时获得粒度，识别出有很大可能不按计划进行的单个事件元素。
考虑这个例子。你的一位主讲人在从意大利飞往美国的途中遇到了延误。因为演讲者错过你的现场活动是很有可能发生的事情，所以花点时间分解问题的影响和需要做出的改变:
- 原话主讲人可以虚拟演讲吗?
- 什么时候——在什么时候——你的团队将决定是否使用备用扬声器?
- 你选好备用扬声器了吗?你会用已经在现场的人吗?
- 谁来告诉员工这些变化?是同一个人通知志愿者和行政领导吗?
- 您已经为这个场景起草了消息，还是仍然需要编写它?
特别注意事件中最有可能遇到障碍的部分，并优先考虑这些情况，以确保备份计划到位。
结合一个评级量表来优先考虑你的团队的时间和资源，专注于最有可能产生影响的问题。对于最重要的更改的备份计划使您的活动能够继续，即使出现差错或出现挑战。
4.为一个事件中最不可预测的部分进行模拟排练
对活动中更不可预测的部分进行排练和演练。邀请高级管理人员参加这些排练，以增加压力元素，模仿现场活动中感受到的压力。
通过进行三到四次模拟演练，团队可以将他们讨论过的策略付诸实践。
谈论你的应急计划很容易，但在一个不受控制的环境中执行你的计划是具有挑战性的。对事件不可预知的特征进行一些演练，可以建立团队的信心，让你做好准备，无论发生什么，都能顺利执行事件。
5.根据每个事件的性质调整你的计划
你可以花无限的时间和资源想象任何一种事件的假设，无论大小。尽管应急计划为您的团队提供了更有策略地思考应对变化的工具，但有些事件比其他事件需要更多的资源和精力。例如，考虑一下旗舰活动与网络研讨会的价值和影响。
赛事团队应该衡量每一项赛事的营销价值，并平衡花在为未来做准备上的时间，因为他们知道，每一次应急计划练习都能增强他们为下一项赛事做准备的力量。
“无怨无悔”
每个B2B事件都是独一无二的，随着您的团队成员培养他们的应急计划技能，他们可能会找到释放紧张情绪并改善情况的方法，无论发生什么。
把下面这些“无怨无悔的方法”以及你的团队在这条路上发现的其他方法牢记于心。
把听众放在首位
当你面临艰难的选择时，站在听众的角度考虑问题。哪个备份选项能为与会者提供最佳体验?哪一种方式能促进与会者与主题之间的联系?专注于你的听众总是一个不错的选择。
使用您的事件生态系统
充分利用您的活动生态系统中的智慧:数字战略家、活动技术合作伙伴和其他在活动空间中工作的供应商。依靠这些合作伙伴的见解和新观点，并在遇到挑战时采用他们的实践。
管理与会者期望
无论发生什么，你都能从让与会者为活动变化做好准备中受益，这样他们就不会被蒙在鼓里。
一些组织在活动前分享视频，详细说明预期的变化，并概述与会者可以在现场看到的内容。其他人则鼓励参与并通过直播“问我任何问题”来回答问题。这些会议有助于解决困惑，并为组织者提供了一种在优先考虑与会者需求的同时建立预期的方法。
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活动永远不会完全按照计划进行，有经验的活动组织者明白这一点。然而，通过整合策略来为意想不到的挑战和结果做准备，团队将变得更加适应不舒服在那一刻果断行动。
