创造有意义的虚拟会议体验的4种方法

这篇文章的标题是我们营销学教授今年早些时候开始问自己的问题，因为我们意识到原定在旧金山举行的年度活动不会举行了。

你可能会认为，一家多年来一直在举办虚拟、现场营销教育的公司将毫不犹豫地将其旗舰B2B论坛变成在线活动。你错了。

我们知道在线活动不可能也不应该是相同的体验，但我们内心却在思考它应该是什么。

我们的核心任务是努力创造出与会者从面对面会议中获得的那种充满活力、相互联系的感觉。

以下是我们在计划和执行过程中学到的四件事。

1.现场虚拟活动会话并不意味着更好

你是否在和你的公司争论现场会议和预录会议？据我们的与会者说，我们中的很多人都是。

为了减轻会议的技术问题和质量控制，我们决定预先录制所有的演讲者(除了我们与Kevin Carroll的最后主题演讲)。

然而，我们担心会议的“罐装”感觉。为了解决这个问题，我们。。。

是否透明，并告知与会者会议是预先录制的
在会议开始时，主持人和发言人是否现场说了声“嗨”
让演讲者与与会者一起观看他们的会议，实时与参与者进行现场聊天、回答问题和开玩笑（我们称之为观看派对）
鼓励与会者在最后发布问题以供现场问答(其他与会者可以投票决定他们想要回答的问题)

导读:虚拟游戏变成了一种完全不同的体验。与会者在会议期间积极参与，而不仅仅是观看。预先录制也帮助我们保持我们的时间表!

2.仍然期待意想不到的事情，但要意识到这是不同的

任何一个曾经计划过现场活动的人都知道，酒店、房间、食物、会议流程，甚至天气都会有问题。没有完美的活动，即使在与会者看来是这样。虚拟事件也不例外。

为技术选择留出充足的时间。就像选择一家酒店一样，选择一种技术来举办活动可能需要很长时间和大量的“现场访问”。由于这一技术领域已经爆炸，许多供应商都得到了支持。甚至需要一段时间才能得到一个演示。而且，尽管这类技术已经存在多年，但它的普及意味着每天都有新的公司进入这一领域，这意味着有很多选择可以选择。

检查所有频道，因为问题会在最意想不到的地方弹出。尽管在虚拟大厅里有一个“获取帮助”按钮，在整个活动中都有一个信息台，我们还是跳过去查看了我们的PRO Facebook群组，并在那个频道上看到了问题。我们很快就开始在该群组、Twitter和活动平台上发布重要公告。

为整个团队提供单独的“任务控制”实时通信。因为我们都是坐在家里，所以我们不能带着遇到的问题跑去参加活动。使用实时聊天频道，脱离环境(我们使用Slack)，帮助每个人保持联系，快速报告问题，并笑一整天。

导读:就像面对面的活动一样，任何事情都可能发生——只是不同的事情。演讲者迟到了，有技术问题，参与者的公司IT阻止了你选择的平台提供商，等等。为活动工作人员团队准备一份指南、时间表、平台培训和实时任务控制。

3.重新思考一切

每个人都拿Zoom的死亡开玩笑，但我们都有数字疲劳。我们还必须考虑如何让参与者在家庭教育孩子、查看工作电子邮件和担心世界状况的同时享受这种体验。

鼓励参与者打开他们不在办公室的信息。这个建议来自我们的网络聊天室聊天，我们认为它是一个伟大的。学习就是学习，不管用什么方法。
让你的课程简短而难忘。我们真的很担心这个。你真的能从20分钟的演讲和10分钟的问答中学到东西吗?事实证明你可以。我们发现，更短的格式(加上演讲者的创造力)可以让演讲者在压缩的时间里打出一拳。

基调不再只是为了开始。我们有四个主题演讲：一个在每天开始时，一个在午餐时，一个在第2天结束会议。如果人们已经开始漂流，这些帮助他们恢复元气。

导读:试图将一个虚拟事件复制成一个实时事件是行不通的。有些元素可能是相同的，但许多元素需要重新想象。在虚拟世界中，重要的是你的内容和它传递的方式。

4.给参与者提供他们渴望的人际关系

人们最喜欢的现场活动之一是他们在会议期间和会议后的感受。这是一个想法，乐趣，和感觉连接匆忙。每个营销人员面临的最大挑战之一是如何将其转化为在线活动。当你不能举行鸡尾酒会、惊喜时刻和早餐时的随机聚会时，你如何创造这种体验？

讲故事和情感更为重要

邀请能够参与并在虚拟环境中演讲的演讲者。考虑一下与你的行业无关的会议:我们在活动中有两次会议，每个人都感动得流下了眼泪。即使在B2B会议上，也应该有欢笑和哭泣。

辣椒在不同

我们以《两分钟动作》一书的作者Lizzy Williamson带领的flashmob练习开始了活动。我们邀请大家站起来四处走动。然后，我们通过非常受欢迎的Lizzy会议将这一运动带入会议的各个环节。我们还以MarketingProfs社区总监马特·斯诺格拉斯（Matt Snodgrass）的一首感人歌曲结束了第一天的演出；我们还举行了一次摄影步行会议，召集了由演讲者主持的小型圆桌会议，询问两位演讲者的任何情况，以及一个正念课。安·汉德利的手绘画也大受欢迎！