您刚刚发出了提案请求(RFP)。它会给你想要的答复吗?这是否会为一段伟大的长期关系奠定基础?
RFP是与外部营销合作伙伴合作的关键步骤。不要低估它的重要性。这不仅仅是一种简单的商务沟通;这是一个品牌机会。
许多组织忽视了RFP提供的机会，匆忙地创建一个既不清楚也不特别引人注目的“足够好”的作品。另一些人则带着恐惧对待RFP，只是简单地改变另一个文档的用途，而不是重新思考过程、需求和时间表。
如果你正在寻找一个聪明的、有战略眼光的合作伙伴，你的征求意见稿应该反映出这一点。这里有7条指导方针，可以帮助您创建一个优秀的rfp——或者我喜欢称之为“真正优秀的出版物”。
1.预先具有资格获得者
谁将收到您的RFP?花时间通过访问网站、面试负责人、要求工作样本和查看作品集来预审收件人的资格。只把你的RFP发送给那些有合理机会与你做生意的组织。这样做不仅是礼貌和专业的，也是高效的。
当许多公司发现你已经将RFP发送给了几十个收件人时，他们会拒绝回复。虽然公司理解你获得竞争性投标的要求，但如果他们觉得自己被包含进来只是为了提供另一个参考点，大多数公司都不愿意完成耗时的RFP。
作为初步步骤，您可以考虑发送信息请求(RFI)。RFIs不像rfp那么正式，它可以根据工作质量、能力、相关经验、声誉、员工规模和地理位置帮助您找到最佳候选人。
2.创建一份与你的品牌相称的RFP
认真仔细地看一看你的征求意见书。它到底传达了关于你的组织的什么信息?
它是否结构良好，写得清楚?收件人能扫描它并理解你在找什么吗?它没有行话吗?是否包含响应要求的清单?
意识到你得到了你想要的。如果你发送了一个复杂而详细的文档，你将会收到一个复杂而详细的回复。如果你要求更少的事实和数据，更多的创造力，你的收件人会很高兴地答应。
无论你的目标是什么，努力创造一份代表顶级品牌传播的RFP，一份你会热切地与组织高管分享的RFP。高质量的rfp获得高质量的响应。
3.价值简洁
时间更长并不一定意味着更好。如果你的RFP有章节或一个复杂的编号系统(章节3.3.2.2.1等)，考虑修剪。在许多组织中，rfp开始非常简单，但随后被传递和扩展——年复一年，一个又一个作者，一个又一个项目——直到它们变得完全过度生长、多余和令人困惑。
如果你继承了一份庞大而笨拙的RFP，那就采取行动吧。不要添油加醋;削减和反思。或者考虑重新开始一个RFP模板。很多都可以在网上找到。
4.回答所有收件人的问题
RFP流程应该是尊重、公平和专业的。留出时间通过电话和电子邮件回答问题。指示您将编译来自所有收件人的问题，并向所有收件人提供答案。
分享那些收到你的RFP的公司的名字也是很好的形式。这样做你可能会收到更有竞争力或更有创意的回应。
5.制定一个现实的应对计划
响应一个RFP，特别是一个大规模的RFP，需要时间。给收信人一个合理的截止日期，并相应地在相当的时间内做出决定。最好的rfp包括具体的决策时间线，例如:
- 选择小组阅读和评分提案。
- 甄选小组开会选出最后的入围者。
- 入围选手将得到通知。
- 最终入围者向评选团队展示。
- 评选团队做出最终决定。
- 合同谈判已经完成。
- 所有的竞标者都被通知这一决定。
6.提供明确的评价标准
你将如何做出决定?建立和分享评估标准。你将简化决策过程，并从所有受访者那里获得更完整的信息。一些rfp表明价格是最重要的。另一些则提供了一个包含多个变量的更详细的评分系统。举个例子:
- 专业知识
- 创造力
- 团队成员证书
- 参考文献
- 会计及预算管理
- 能按时完成计划
- 整体的价格
如果您标明了要放在每个变量上的值，这是很有帮助的。例如，专业知识:30%，整体价格:20%，以此类推。
7.跟进所有投标人
告诉竞标者他们没有赢得这项工作是工作的一部分。花点时间和每个提交提案的公司的代表交谈。大多数人会喜欢一个坦率的批评，感谢你发起了一个直率的讨论，与竞争对手的方案相比，他们的方案的优点和缺点。
结束语:如果你曾经负责过一份征求意见稿，那么当你完成并分发它时，你会松一口气。尽管这确实是一个值得庆祝的成就，但这并不是结束;相反，这是与新的战略伙伴建立长期关系的开始。确保建立这种关系的第一步是积极的品牌建设体验。
