今天的工作场所越来越多地被混合环境所定义，这种环境允许组织吸收远远超出其本地市场的人才。

员工经常被合并到分布式团队中，其中包括来自许多不同物理位置的成员。在许多情况下，团队跨越州和国家边界，创建一个真正多元化的劳动力，致力于一个共同的商业目标。

使分布式团队成为可能的是技术创新它允许团队成员无需在同一物理位置就可以共享资源和协作。

尽管有许多可用的协作工具，但将合适的软件与团队的需求相匹配可能意味着长期生产力和破坏性挫折之间的区别。

分布式团队和混合劳动力的独特挑战

无论分布式团队成员是混合劳动力的一部分还是完全虚拟的，与面对面的团队相比，他们在协作工作中都面临着独特的挑战。

例如，沟通需要更加彻底和深思熟虑。指令和期望不能含糊不清，因为可能不可能迅速获得更多细节——特别是当团队成员被时区分隔开时。

尽管混合和虚拟团队通常有许多可用的通信渠道(如电子邮件、消息传递应用程序或任务管理软件)，但每个人使用它们的方式可能不同，很容易错过重要的细节。

由于沟通方面的挑战，许多远程员工最终都是孤立工作，而不是与其他团队成员合作。虽然从个人的角度来看，这似乎是一个很好的解决方案，但它阻止了团队发挥他们的全部潜力，因为许多工作最终被完成(或重做)不止一次。

即使冗余被保持在最低限度，最终的交付成果看起来也像是从不同的来源胡乱拼凑而成的，而不是作为一个单一的、连贯的项目完成的。

协作工具的四个常见生产力挑战

尽管分布式团队允许组织利用来自世界各地的人才，但如果没有分布式团队，就很难将这些人聚集在一个高效的虚拟环境中正确的软件工具在的地方。这些工具应该帮助团队克服与混合和远程工作相关的常见问题。

不幸的是，组织有时试图通过使用应用程序来完成应用程序本身的任务和流程不是用来处理的．这最终会导致浪费时间和挫败感，因为员工们不断地试图把方钉塞进圆孔。

以下是由于使用了错误的协作工具而导致的四个更糟糕的挑战。

1.混乱

生产力和效率在很大程度上取决于员工是否知道该做什么，以及如何获得履行职责所需的资源。当软件工具使定位这些资源变得困难时，人们就会把宝贵的时间花在寻找他们所需要的东西上，而不是做有成效的工作。

谁花了几个小时-甚至更长-通过筛选各种谷歌Drive或SharePoint文件夹来寻找数字资产，就知道混乱会对高效协作造成多大的影响。

2.工作流中断

良好的协作工具使员工能够轻松地在单一工作流中管理任务，从而减少在应用程序之间转移资源所花费的时间。

随着越来越多的人参与到一个任务中，保持一个精简的工作流程就变得更加重要。当团队成员必须不断地在应用程序之间移动资产并从不同的存储位置提取资产时，出错的可能性就更大了，可能是文件放错了位置，也可能是关键任务被忽略或未完成。

除了造成更多的混乱之外，工作流中断使得维护资产的单一真相来源变得困难。

3.版本控制

协作的最大挑战之一一直是版本控制。当多人致力于一个项目时，每个人都知道资产的哪个版本是最新的是非常重要的。

虽然云应用程序通过基本消除本地文件存储，这在一定程度上简化了问题，但如果很难管理或使用平台内的资产，则实际上会使问题变得更糟。这鼓励人们创建自己的变通方法和流程，例如复制文件并在不同的平台上共享它们。

4.安全

除了降低生产力之外，糟糕的协作工具还会产生大量的安全风险。

当软件工具使日常任务难以完成时，大多数人会开发自己的做事系统。不幸的是，从应用程序中删除资产和工作流程会将后者和前者暴露在一个开放的、可能受到损害的环境中。

如果有人将资产的拷贝下载到感染了恶意软件的设备上，该文件在再次上传或发送给另一个团队成员的那一刻，就很容易成为代价高昂的安全漏洞的载体。

用DAM软件增强生产力

分布式团队大量使用数字媒体资产(如高分辨率图像、音频文件和视频)，可以通过实现数字资产管理(DAM)解决方案，为他们特定的工作流程和协作需求而设计。

与大多数资产管理系统不同，DAM软件在创建时考虑到了可视化资产，因此协作团队可以快速定位和访问所需的资源，并将它们无缝地集成到工作流中。

Canto的DAM解决方案例如，它允许组织建立专门的门户，以便在分布式团队和各种涉众之间共享资产。组织特性使搜索内容变得容易，广泛的集成消除了将文件从一个应用程序传输到另一个应用程序的繁琐过程。因为资产仍然存储在Canto平台中，所以维护严格的版本控制和保持敏感数据的安全要容易得多。

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