书面沟通对商业来说和口头沟通一样重要;但是，由于某种原因，它经常被低估。
销售人员平均每天发送36.2封电子邮件，花费31%的工作时间来写邮件。面对这样的时间限制，难怪许多员工宁愿“照原样”发送邮件，不做任何修改或重读。
然而，你的销售代表应该注意语法和拼写:53.4%的受访者对新调查他们表示，如果一家公司的销售代表在邮件中写错别字，他们对与该公司进一步合作的可能性持否定态度;26.3%的人表示他们甚至懒得回复这样的邮件。
商务写作不仅仅是发送工作邮件。它还包括营销和销售材料、宣传面板、广告、博客文章、社交媒体帖子、rfp、合同草案、指南、产品描述……这样的例子不胜枚举。
书面沟通必须被认真对待。如果不是，后果可能是相当昂贵的。
糟糕的写作要付出什么代价?
糟糕的写作有直接和间接的代价。例如，无效的商务沟通迫使员工花额外的时间跟进，以澄清不清楚的部分。一篇糟糕的文章或产品描述会阻止潜在客户从你的公司购买。同样的,语法或标点错误合同中措辞不明确会导致不良后果和金钱损失。
乔希·伯诺夫在一份报告中估计，糟糕的商业写作每年让美国企业损失近4000亿美元2017年的调查．无效或糟糕的写作文本的常见迹象是“太长”、“组织不良”和“不清楚”。
糟糕的写作到底会如何影响你的业务?
写得不好的文本会让读者感到困惑，曲解了想要传达的信息。如果你的文字太复杂，或者充斥着错误和拼写错误，许多潜在客户就会直接继续阅读，而不是尝试去理解你想要表达的意思。因此，从长远来看，你会失去观众和利润。
糟糕的商务写作也会造成影响团队的工作效率——尤其是对于那些每天都要处理写作的白领员工来说。如果他们经常产生糟糕或低效的文本，这将对他们的整体性能产生不利影响，并削弱他们对您的业务的贡献。
与此同时，如果没有适当的住宿和软件，患有阅读障碍的员工经常会犯错误。这种情况会导致他们混淆看起来相似的字母，或者把它们放在错误的顺序。更重要的是，他们经常意识不到这些错误。因此，许多电子邮件都带有拼写错误和拼写错误。
对员工不明确的指示或指导方针也会导致业绩不佳和重复错误，这又会给你的企业带来经济损失。
怎样才能提高商务写作呢?
1.使用简单的语言
要清楚你所写的概念。避免你的文案过于复杂;你的目标不是给读者留下深刻印象，而是用清晰简洁的方式表达你的想法。因此，去掉四行句、学术短语和模棱两可的习语。相反，要使用通俗易懂的语言，并尽量切题。
2.使用风格指南
如今，公司可以雇佣来自任何国家的员工。尽管公司和远程员工都能从这种协作中获益，但也会出现挑战。特别是语言障碍和文化差异，会以一种不受欢迎的方式影响商务交流。这就是为什么指导员工遵守公司的风格准则是很重要的一套写作规则．
3.花点时间去写和重写
商务写作中的许多错误都源于一种紧迫感。当员工有足够的时间来完成文本时，他们可以把它们放一段时间，然后回来完善他们的写作。这就大大提高了文本质量。如果作者在发送或发表之前有机会检查他们的作品，大量的简单错误和错别字是可以避免的。
4.请别人帮你校对一下
对于更重要的文本，找人(最好是编辑)校对它们，以找出你可能遗漏的错误和错别字是很有帮助的。产品描述和技术文档通常需要技术专家的审阅。营销和广告文本如果在全面开展活动之前在目标受众中进行测试，效果最好。
5.使用人工智能写作助手
快速提高商务写作质量最有效的方法之一是使用人工智能写作助手。这些工具是专门设计来增强你的写作能力，并确保没有语法、标点符号、语法或风格错误——更不用说拼写错误了。
这些助手还会就如何改正错误或选择更好的措辞提供建议。你甚至可以选择转述句子——不仅仅是那些有错误的句子。
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提高商务写作的方法有很多种，但你最好从这五种入手。
