如今的市场营销和创意团队往往缺乏资源或带宽来处理内部活动的各个方面。即使是拥有可观预算的大型企业也经常发现自己转向外部机构或自由职业者来提供专业支持。

有时这些约定很简单，只涉及一个机构或一个联系点从事一个项目。然而，在其他情况下，多方都发现自己在一个任务上进行合作，每个参与者都必须来回共享内容。

混合和远程工作环境的快速增长使得这种工作的复杂性变得更加复杂。组织现在必须考虑如何让他们的远程员工连接到他们需要的资源，同时保持与第三方供应商的顺畅沟通。

对于较大的项目和长期约定，混乱和挫折会迅速破坏生产力，除非一个过程被放置在适当的位置以促进正在进行的协作。

资产共享的挑战

营销团队在与外部合作者合作时面临的最大挑战之一是如何以一种安全且易于管理的方式提供他们的数字资产。

云存储服务使跨其他业务功能的协作变得更加容易，但像Google Drive和Dropbox这样的平台并不是专门为满足创意团队的需求而设计的。

以下是一些与共享资产相关的常见挑战的例子，这些挑战经常会削弱混合工作场所的生产力。

1.权限

大多数云存储平台根据用户权限管理对文件的访问。理论上，这是一种完全合理的方法，可以防止未经授权的人打开或修改文件。

然而，当公司与组织外部的第三方合作时，这很快就会成为一个令人头疼的问题。并非每个协作者都可以访问每个平台，这会造成瓶颈和混乱。此外，由于组织经常使用云平台存储的不仅仅是内容，因此他们需要小心如何授予权限以避免潜在的安全问题。

必须为需要访问的每个人仔细管理用户权限，并且在项目完成后需要删除所有权限。如果使用多个平台来存储和处理资产，那么很快就很难跟踪谁访问了哪些资产。每当新的协作者加入团队时，必须设置一组新的权限以授予他们访问权限，这使得他们更难以进行工作。

2.定位资产

即使在对访问权限进行了分类之后，参与项目的人员仍然需要能够为他们当前的任务找到正确的资产。不幸的是，云存储平台有时会让这个过程变得更加困难。由于这些平台的基本搜索功能和糟糕的组织工具，快速定位特定文件通常是困难的。这会导致效率低下、沮丧，最坏的情况是错过最后期限。

当每个组织都使用多个云平台时，所有这些挑战都会变得更糟。由于数字资产没有单一的真实来源，协作者经常发现自己需要在多个系统中搜索以定位他们需要的内容。这只会造成进一步的延误。

还有一个潜在的安全问题是，第三方在组织的云存储中翻找资产并偶然发现机密数据。

3.共享

当涉及多个外部协作者时，共享和接收内容也可能被证明是困难的。如果没有所有内容的单一来源，就很难知道资产需要上传到哪里，以及应该遵循什么模式来保持它们的组织性。

由于文件由多个协作者上传、下载，然后重新加载到共享文件夹中，因此很有可能出现混乱和错误，从而导致不必要的延迟和重复工作。

当涉及多方时，分发上传的内容也会带来挑战。授予对存储在各种共享平台上的单个资产的访问权限既繁琐又令人困惑，而且只会破坏生产力。

内容共享的不确定性尤其危险，因为它们很容易破坏版本控制。如果协作者不能完全确定他们正在处理的资产是最新的版本，那么他们最终可能会重复已经完成的工作，或者无法合并在文件的前一个版本上所做的更改。

尽管在严格的监督下手动维护版本控制是可能的，但只要一个人抓取了错误的文件或给另一个人贴上了错误的标签，就会在内容生产中造成巨大的问题。

通过DAM软件简化数字协作

数字资产管理(DAM)解决方案可以通过为所有数字资产创建单一的事实来源，同时使它们易于共享和访问，从而帮助组织克服协作挑战。与其尝试跨多个存储服务存储诸如高分辨率图像、视频和音频文件之类的内容，组织可以设置他们的DAM平台来容纳第三方合作者。

将数字资产整合到一个位置可以更轻松地管理权限并限制潜在的安全风险。帐户管理员可以简单地从集中控制面板授予特权，允许他们指定哪些外部贡献者可以编辑和上传文件，哪些可以简单地查看和下载资产。这样的权限使团队能够构建协作工作流，从而明确谁对内容创建过程的关键步骤拥有所有权。

与大多数云存储平台不同，DAM解决方案是专门为更容易组织和定位数字资产而设计的。除了可以以各种方式排序的文件夹和相册之外，还可以通过搜索元数据标签(如标签和关键字)来快速定位系统中的每个文件。复杂的DAM解决方案甚至可以使用图像识别软件自动标记内容。

即使没有正确地标记资产，也可以通过简单的上下文搜索轻松地找到它。这大大减少了检索内容所需的时间。

对于涉及多个第三方贡献者的协作项目，DAM平台使共享内容和减少版本混淆变得更加容易。共享资产的最有效方法是创建自定义门户，仅提供对与手头项目相关的内容的访问。权限可以完全集成到门户本身，立即授予创意团队访问权限，而无需单独管理帐户状态。由于自定义门户仅连接到与工作范围相关的资产，因此存在最小的安全性问题。

DAM平台还可以使用可共享的链接来提供对内容的访问，或者允许第三方协作者上传资产。当内容只需要在一个方向上流动时，这对于小型项目尤其有用。例如，提供照片拍摄图像的代理机构或自由职业者只需要能够上传内容，而不需要访问整个图库。

DAM解决方案使组织在数字优先的世界中更容易接收和共享资产。他们创造了一个单一的事实来源，允许内部和外部合作者无缝合作，创造令人难忘的品牌内容，帮助组织向世界传达他们的故事。

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