大多数公关和营销专业人士都明白这条活动的经验法则:“不要把分析师和客户、媒体和分析师、客户和媒体混为一谈。”但在虚拟事件领域，这些规则可能有所不同。
虚拟事件线路是媒体、分析师和客户聚集的地方，这是一种日益增长的现象，因COVID-19和快速扩张的数字景观而加速。有了巨大的潜在业务和新闻报道利益，利用虚拟活动的机会是B2B组织的下一步。
现在，毫无疑问:虚拟工作环境并非没有挑战。吠叫的狗，尖叫的孩子，和未静音的麦克风都在脑海中浮现。但对于活动行业来说，好处是非同寻常的，公司报告了在行业网络研讨会、圆桌会议、全面会议和产品发布方面的广泛业务增长，更不用说网络和通信的日益便利了。
然而，一些B2B公司需要微调他们的虚拟活动策略，以确保良好的参与者体验。在美国和英国，整整58%的营销人员表示，如果他们想实现目标并确保成功，他们需要在转向虚拟模式期间重新考虑活动策略。integration的研究发现．
在IBA，自从大流行爆发以来，我们一直参与虚拟活动——主要是从媒体名单的角度。我们对媒体出席者的管理与我们对普通出席者的管理稍有不同，但原则是相同的:在活动之前、期间和之后，他们仍然需要得到很好的照顾。
最大化活动公关策略的时机已经成熟，因此B2B组织有四个重点领域，以确保媒体参与者的虚拟活动顺利进行。
1.虚拟赛事依赖于准备
现场活动通常需要数月艰苦的后勤和实施计划——有时长达六个月——来为“表演时刻”做准备。网上活动的准备工作与此不同，因为地点和后勤都不复杂。这使得B2B组织可以专注于制作有洞察力的内容，以确保媒体参与者的良好反响。
但并不是所有的准备都被取消了。必须允许媒体有足够的回复时间，所以给记者1-2个月的回复时间应该能确保获得足够数量的目标。
有组织的活动可以提高观众留存率，甚至可以促进活动前的参与度。虚拟活动扩大了地理覆盖范围，为那些可能从未抽出时间亲自参加活动的记者提供了更广泛的接触。
当活动议程变得更加具体时，及时发送邀请和后续电子邮件以及访问详细信息，确保记者参与并掌握活动日期前的基本信息。
2.科技让媒体可以“追赶”
记者们都以截稿日期紧迫和日程繁忙著称，这意味着现场出席并不总是一个选择，尽管你尽了最大努力提前几个月发出邀请。按需提供会议可以帮助那些日程繁忙或注意力不集中的记者。
能够在闲暇时查看记录，使记者能够消化重要信息，做专门的笔记，并在适合自己的时候熟悉一个主题。对于国际活动，它有助于进一步扩大您的宣传范围，因为不同时区的记者可以随意访问会议。
但好处不仅仅局限于媒体观众。营销部门有机会为活动后的媒体宣传创造后续内容，并可以从现场和点播活动中开发各种形式的内容。例如，思想领导会议可以以博客文章或文章的形式写出来，也可以以推销的形式写出来，以创造更多的事件报道和曝光率。
3.避免媒体的失败——利用虚拟仪表盘来发挥你的优势
记者提出的一个具有挑战性的问题可能会导致尴尬的沉默，一个措辞糟糕的回答，以及第二天一个不讨好的媒体报道。
为了避免这些时刻，可以使用虚拟仪表盘。虚拟仪表板为离线提交的问题提供了空间，因此演讲者可以提前阅读并做好准备。然后，记者更有可能从应答者那里得到更有信息、更详细的答案，无论应答者是营销经理、公司专家还是公关团队。
这也是消息控制的用武之地。了解问题并提供准备好的答案意味着你可以根据特定的出版物或媒体调整公司信息。
你永远无法完全控制新闻，但以这种方式管理问答过程可以在很大程度上避免任何不准确的报道。
4.一切都在内容中
创造吸引人的内容一直是一种必要的活动，但在虚拟世界中，这不仅仅是吸引和保持媒体关注的问题;更重要的是创造一个发人深省的环境，分享知识，为媒体参与者创造一个“必须拥有”的故事。
预先录制内容意味着为媒体提供最好的体验，同时确保你能控制你想让他们听到的信息。
分心是必然的，尤其是在远程工作条件下。对于在家或不在办公室登录的记者来说，几个精心挑选的词汇将会大有帮助，重要的是会议要简短、吸引眼球和简洁。
方便的导航也是必不可少的;它可以帮助与会者把注意力集中在对他们来说最重要的细节上，并允许标记出具体的问题。保持互动可以是预先录制的视频、动画和图像，但让它们短小精悍会让媒体参与者专注于你的信息，留下持久的印象，并引发后续的采访询问。
扎实的赛事公关策略意味着更多的媒体报道
不管有没有新冠肺炎，虚拟活动都是长期存在的，它们的公关效益不言自明。
信息控制得到了改进，并扩大了媒体受众，为他们提供了额外的出席和按需了解情况的机会。
随着物流和地点的复杂性从等式中去除，来自全球各地的与会者可以加入，有助于将媒体报道扩展到比以前可能的更广泛的出版物池。
